De monsterklus die uitmondde in een goed systeem en veel saamhorigheid
Ga er maar aan staan: het samenvoegen van zes financiële systemen en twaalf administraties binnen NWO-I en dat ook nog deels in nieuwe omstandigheden door corona. Meer dan vijftig collega’s van NWO-I brachten deze monsterklus, samen met tijdelijke externe collega’s, tot een goed eind, dat meteen ook een begin was: op 1 mei ging het Nieuw Financieel Systeem van NWO-I, U4ERP, live. Over koudwatervrees, alle negen NWO-instituten in één groot virtueel kantoor en een andere dynamiek.
Waarom NFS?
In oktober 2020 vertelde Jeroen Duyster, hoofd Finance & Control van bureau NWO-I, al in Inside NWO-I waarom het gebruik van het nieuwe systeem zo belangrijk is voor de NWO-I organisatie: ‘Na de fusie in 2018 is één stichting overgebleven, de Stichting NWO-I. Het houdt in dat je als bureau samen met negen instituten één jaarrekening moet opleveren. Dan is één systeem, in de cloud, veel efficiënter. Elk instituut houdt zijn eigen financiële administratie, maar door op het niveau van financiële bedrijfsvoering gelijk op te trekken creëer je eenheid in de organisatie. In hetzelfde systeem kunnen de instituten beter samenwerken en elkaar ondersteunen. Voor NWO-I wordt het samenvoegen van financiële gegevens gemakkelijker. Als semioverheid is NWO-I verplicht om e-facturen te verwerken. In het nieuwe systeem kan dat in de tweede helft van 2021. Meer efficiëntie betekent dat er meer geld overblijft voor de wetenschap.’
Werkstromen vastleggen
Op 1 mei gaat bij NWO-I de virtuele vlag uit. Hoe kijken projectmanagers Frans Brouwer en Nicoline Mol terug op het tot stand komen van U4ERP? Brouwer startte in februari 2019 bij NWO-I. Eerder werkte hij bij NIOZ al met UBW, de software van Unit4 (recent omgedoopt naar U4ERP) waarop ook het nieuwe systeem ging draaien. Mol kwam het project in maart 2020 versterken, met haar ervaring op het gebied van planning en organisatie in eerdere grote projecten. Brouwer: ‘In eerste instantie zijn we in workshops de werkstromen van de instituten gaan vastleggen. Hoe deed elk instituut zijn financiële en projectadministratie? In deze brainstormsessies namen we de input van alle instituten mee en baseerden ons ook op de ervaringen van NIOZ en de oud-FOM-instituten AMOLF, Nikhef, ARCNL en DIFFER, want zij gingen enkele jaren geleden al over naar de desktopversie van UBW.’
Uniform proces
René Schoonen, hoofd Finance & Control bij instituut DIFFER en trekker van de projectgroep Finance, vertelt dat er veel tijd ging zitten in “het elkaar vinden”. Een aantal instituten had al veel ervaring met UBW en andere niet. Bij de collega’s die het niet kenden was er in het begin ook koudwatervrees en emotie. Overgaan naar een gezamenlijke, uniforme werkwijze betekent veranderen en veranderingen zijn meestal niet makkelijk. Instituten hoopten dat hun manier van werken de uniforme werkwijze werd.’ Brouwer vervolgt: ‘De uitkomsten van alle brainstormsessies in klankbordgroepen zijn – als in een trechter - vertaald naar een uniform proces op hoofdlijnen en in een programma van technische en inhoudelijke eisen. In maart vorig jaar, toen de coronapandemie uitbrak, konden we starten met de bouw van het systeem. Corona bezorgde me veel stress, want hoe zouden we in de lockdown gaan overleggen? Ik wilde mensen in de ogen kunnen kijken.’
Creatieve ontmoetingen
Mol glimlacht bij deze terugblik van Brouwer. Binnen no-time werd er gezoomd en de laatste drie maanden vonden ontmoetingen coronaproof plaats in een virtueel kantoor, met vijftig break-out rooms. Alle instituten kregen hun eigen kamertjes en gingen daarin werken. Op het moment dat iemand wilde overleggen, met elkaar of met een van de consultants, zocht hij of zij diegene op in een van de andere zoomkamertjes. ‘Deze nieuwe werkwijze hebben we samen uit moeten vinden. Het werkte formidabel’, zegt Brouwer. Mol schetst de omvang van het team: naast technische bouwers van leverancier Unit4, de conversie- en testmanager omvatte het team een verscheidenheid aan subwerkgroepen met NWO-I collega’s die zich met de inhoud bezighielden. Mol: ‘Die pakweg vijftig mensen brachten we allemaal samen met één zoomlink.’
Klemtoon anders
Janneke Wubs, voormalig hoofd van Finance & Control bij ASTRON, voerde de afgelopen twee jaar de werkgroep Projecten aan, waar de subwerkgroepen projecten, tijdschrijven en planning onder vielen. Voor de genoemde projecten werd Wubs de vertegenwoordiger van de instituten naar de projectgroep. In die rol vertaalde ze de wensen van de instituten en communiceerde ze vice versa over besluiten van de stuurgroep. Wubs: ‘Mijn werk was voor een groot deel communicatie en verandermanagement. Elk instituut legde de klemtoon ergens anders. De instituten leverden allemaal iets in en er viel wat te winnen. Soms vielen beslissingen tegen, maar dat heb je in het gewone leven ook.’
Omarmd
Na de bouw was er in juli 2020 een testapplicatie klaar, waarmee de subwerkgroepen eerst konden gaan wennen aan de nieuwe inrichting en functionaliteiten. In vier daarop volgende grote testrondes werden de fouten eruit gehaald. Brouwer zegt dat er bij het samenvoegen van twaalf administraties altijd iets te wensen over blijft, maar dat het eindresultaat is omarmd door de gebruikers. Mol vertelt over de trainingsrondes voor reguliere U4ERP gebruikers in het project, zoals medewerkers van de financiële afdelingen en de collega’s die projecten en inkoop in hun takenpakket hebben. ‘De groepen die training kregen werden stapsgewijs uitgebreid en we sloten de trainingen in maart af. In april vonden informatiesessies plaats voor de overige gebruikers die U4ERP gaan gebruiken voor het indienen van bestelaanvragen en declaraties. Ook krijgen zij na livegang beschikking over quick reference guides en instructiefilmpjes.’ Op de vraag of U4ERP gebruikersvriendelijk is antwoordt Brouwer dat de applicatie tamelijk complex is, omdat er zoveel mee kan, maar dat de gebruikers daar voornamelijk voordeel van gaan ondervinden: ‘Zoals dat er op veel velden een Google-functionaliteit zit. Je begint met het typen van de projectnaam en het systeem stelt zelf alle mogelijke waarden voor. Er zijn veel van dit soort handige features.’
Een ongelooflijke verbetering
De impact van het nieuwe U4ERP is het grootst voor de collega’s van de afdelingen Financiën, Projecten en Inkoop. Zij zullen het systeem dagelijks gebruiken voor onder meer crediteurenadministratie, contractmanagement en grootboek. Schoonen vindt het nieuwe systeem een ongelooflijke verbetering: ‘De hele planning en control-cyclus, van het opstellen van de begroting tot en met het afronden van de jaarrekening en de consolidatie van alle jaarrekeningen verloopt veel efficiënter. Er zijn ook gemakkelijker kruisverbanden te maken, je switcht zo van je projectadministratie naar de financiële administratie. Grootboek is overal op dezelfde manier ingericht, waardoor optellen eenvoudig is.’ Wubs noemt de verbeterde inrichting van de modules voor projecten en planning: ‘De goede samenwerking in de subwerkgroepen resulteerde in overeenstemming over de eisen en door de vertaling in het systeem zijn gegevens voor verantwoording naar subsidieverstrekkers nu sneller uit het systeem te halen.’
Naar 1 mei toe
Het is begin april als dit interview plaatsvindt. Staat alles klaar voor 1 mei? Mol en Brouwer verwachten van wel, maar leunen nog niet achterover. Mol: ‘Janneke Wubs heeft voor elk afzonderlijk instituut een draaiboek voor de financiële afdeling gemaakt. Dat is een belangrijk document voor de correcte afsluiting van het oude financiële systeem en de goede start van U4ERP. Verder houden we ons bezig met het inrichten van de nazorg. De medewerkers van applicatiebeheer zullen het eerste aanspreekpunt zijn voor technische vragen en de subwerkgroeptrekkers worden coördinatoren die inhoudelijke vragen gaan beantwoorden. Naast de helpdesk kunnen instituten ons benaderen als ze een specifieke training nodig hebben. We leggen de laatste hand aan filmpjes over tijdschrijven, reizen en declaraties, bestelaanvragen en aan de quick reference guides. En dan resteert nog de overdracht van configuratiedocumentatie en het applicatiebeheer. Er zijn lange lijsten met de laatste controlewerkzaamheden, die we in de twee weken naar 1 mei gaan afvinken.’
Feestje
De livegang is reden voor een online feestje, vindt Brouwer: ‘Iedereen heeft er keihard aan gewerkt en U4ERP is een grote stap vooruit voor NWO-I. Ondanks de omstandigheden is het gelukt om een dergelijk groot project af te leveren. Ik ben er vooral trots op dat de instituten soepel met elkaar zijn gaan samenwerken. Er is tijdens het project een andere dynamiek ontstaan. Het is niet langer ‘ik op mijn instituutseilandje en jij op het jouwe’, maar ‘wij zijn één NWO-I’. Je kunt zeggen dat corona ons een handje heeft geholpen, want iedereen zat in het zelfde lockdownschuitje met een deadline in zicht, en in de break-out rooms wisten mensen elkaar snel te vinden. Wellicht sneller dan vóór corona. Het werken met Zoom heeft ontzaglijk veel reistijd bespaard.’ Wubs en Schoonen noemen ook de toegenomen motivatie en saamhorigheid. Wubs: ‘In de draaiboekgesprekken heb ik gemerkt dat alle financiële- en projectadministraties er op een positieve manier klaar voor zijn. Door dit project zijn we al werkend dichter bij elkaar gekomen.’ Schoonen: ‘Tijdens het proces werd er af en toe flink met de vuist op tafel geslagen, maar dat is goed geweest, want per saldo hebben we nu een uniforme manier van werken.’ Brouwer sluit af: ‘Ik ben het meest voldaan als ik mensen met een blij gezicht met het nieuwe systeem zie werken.’
Tekst: Anita van Stel
Nieuwsbrief Inside NWO-I, mei 2021
