Een nieuw financieel systeem voor heel NWO-I (2024)

Jeroen Duyster: 'Voor de instituten die nog niet met het nieuwe systeem werken, is de impact het grootst'.
De afdelingen Financiën van bureau NWO-I en de NWO-instituten werken al anderhalf jaar met man en macht aan het project 'Nieuw Financieel Systeem' (NFS). Begin 2021 gaan alle negen NWO-instituten en bureau NWO-I namelijk werken in een gezamenlijk systeem van financieel beheer, inkoop-, project- en programmabeheer. Jeroen Duyster, hoofd Finance & Control van bureau NWO-I, is als lid van de stuurgroep nauw betrokken bij het NFS-project en vertelt waarom het gebruik van het nieuwe systeem ERP (Unit4 Enterprise Resource Planning, voorheen UBW: Unit4 Business World) zo belangrijk is voor de organisatie.

'Na de fusie in 2018 is één stichting overgebleven, de Stichting NWO-I. Dat betekent dat je als bureau samen met negen instituten één jaarrekening moet opleveren. Het is dan veel efficiënter om vanuit eenzelfde systeem te werken. Elk instituut blijft autonoom op het gebied van wetenschap. Maar door op het niveau van financiële bedrijfsvoering gelijk op te trekken en een uniforme werkwijze te hanteren, creëer je veel meer eenheid in de organisatie. Omdat iedereen straks in hetzelfde financiële systeem werkt, vanuit de cloud, kunnen de instituten veel meer met elkaar samenwerken en elkaar ook ondersteunen. Neem bijvoorbeeld NSCR. Dat is een klein instituut, en bij ziekte of vakantie kan een collega financiën van een ander instituut zo bijspringen. En als semioverheid zijn we over een tijdje verplicht om e-facturen te verwerken. In het nieuwe systeem kunnen we dat in de tweede helft van 2021. Al met al gaan we efficiënter werken om de kwaliteit van de output te verbeteren. En door efficiënter te werken, kunnen er uiteindelijk meer centen naar de wetenschap, in plaats van naar bedrijfsvoering.'

Wie zijn de belangrijkste gebruikers van het nieuw financieel systeem?
Financiële medewerkers, inkopers en controllers worden volgens Duyster de intensieve gebruikers van dit systeem. Maar denk ook aan wetenschappelijke teamleiders, projectleiders en instituutsmanagers. Duyster: 'Uiteindelijk zullen alle medewerkers met het NFS te maken krijgen. Zo gaat op termijn iedereen tijdschrijven. Daarmee maakt de organisatie inzichtelijk hoe je je werktijd besteedt. Voor CWI, NSCR, Nikhef en NIOZ geldt dit overigens pas op 1 januari 2022. Ook voor het indienen van declaraties voor gemaakte reiskosten gaat straks iedereen het nieuwe systeem gebruiken. En voor het opvragen van offertes en het doen van bestellingen.' De medewerkers van universitaire werkgroepen (de BUW) zijn volgens Duyster een uitzondering op de regel: 'Dit NWO-I onderdeel bouwen we af en houdt rond 2023 op te bestaan. Voor de BUW-medewerkers en de BUW-werkgroepleiders verandert er daarom niets.'

Hoe is het projectteam samengesteld?
Onder leiding van projectleiders Frans Brouwer en Nicoline Mol is een veertigtal NWO-I-medewerkers betrokken bij dit project, ondersteund door een aantal consultants van de leverancier, Unit4. De collega's in de verschillende (sub)werkgroepen en klankborden komen zowel van bureau NWO-I als uit de NWO-instituten. In de werkgroepen komen thema's aan bod als tijdschrijven, grootboek, rapportages, techniek, change management en travel & expense. Duyster ziet veel betrokkenheid en enthousiasme in het project: 'Vaak is iemand al heel actief, maar wil dan graag nog meer nieuwe klussen oppakken. Daarnaast zie ik ook dat er tegengestelde belangen zijn en ieder zijn eigen positie wil bevechten. En dan is het mijn rol om soms nee te zeggen, besluiten te nemen en daar bij te blijven. Soms rolt iets jouw kant op, soms niet.'

Welke invloed heeft corona gehad op het NFS-project?
'We hebben ons in april afgevraagd of we het project moesten doorzetten. Corona heeft er een enorme rem op gezet. Maar tegelijkertijd stond ons team ervoor open om door te gaan. Toen we extra mensen inhuurden, hebben we ze aangenomen zonder ze live te hebben ontmoet. En we zijn in een eerder stadium dan de NWO-kantoren open gegaan in een extern ingehuurde ruimte. Met goede afspraken konden we daar coronaproof aan de slag met testen. Het stukje teambuilding, door met elkaar een hapje te gaan eten, zit er helaas nog steeds niet in. De voornaamste manier om elkaar nu te zien en te spreken is via Zoom.'

Waar zit de grootste uitdaging in dit project?
Volgens Duyster is het NFS een uniek en op maat gemaakt project. 'Het is geen cd-rom die je in de computer stopt en het draait. Je krijgt als het ware een legodoos aangereikt die je zelf in elkaar moet zetten. Daar zijn we wel tegenaan gelopen, bijvoorbeeld toen we nog halsoverkop een handboek 'administratieve organisatie' moesten samenstellen. We gaan van twaalf verschillende administraties naar één uniforme administratie en we moeten op dezelfde manier gaan boeken en afspraken maken. Dat vraagt nogal wat. Vooral voor de instituten die nog niet met het nieuwe systeem werken, is de impact het grootst.' Maar volgens hem is ook de implementatie van het systeem geen sinecure. 'De rollen en rechten moeten ingeregeld worden volgens het vierogenprincipe. Daar moet de administratie op ingericht worden, inkopers moeten het systeem leren kennen en iedereen moet leren tijdschrijven en werken met de module declaratie.'

In welke fase bevindt het project zich nu?
'We zitten in de laatste weken van de testfase, en als je gaat testen, ontdek je nou eenmaal fouten. En fouten ontdekken, betekent dat je goed test! Ik probeer erop te letten we niet in een negatief sentiment komen en dat we het glas als half vol beschouwen. Daar zie ik ook mijn rol. Het is een groot project met enorme snelheid en weinig ruimte om te sturen. We moeten gewoon door.'

'We bouwen nu de laatste zaken af, het testen wordt afgerond en dan volgt de Gebruikers Acceptatie Test. We vragen elke subwerkgroep of hun onderdeel live kan. Bij een 'go' krijgt de stuurgroep het advies om de huidige administratie te bevriezen en de twaalf verschillende administraties te kopiëren naar één financieel systeem. Dat noemen wij de 'Golden Copy'. Dit is complex, want het zijn geen stekkers en stopcontacten die op elkaar passen. Zodra de hoofden financiën verklaren dat het systeem werkt, wordt de productieomgeving ingericht, worden de trainingen gestart en volgt er een formele kick-off. Dan kunnen we op 1 januari 2021 van start gaan. En het grote voordeel van deze gelijktijdige conversie is dat je boekhouding voor 2021 leeg is en je daarna niets meer hoeft over te zetten.'

##

Over Jeroen Duyster

Jeroen Duyster is sinds januari 2020 hoofd Finance & Control bij NWO-I. Hij is bedrijfseconoom en was hiervoor financieel manager bij NOC*NSF. Duyster is in het bezit van een gouden olympische medaille. In 1996 was hij stuurman van de roeiploeg Holland Acht bij de Spelen van Atlanta. Hij is getrouwd, heeft twee kinderen in de middelbareschoolleeftijd en woont in Huizen.

Inside NWO-I, oktober 2020
Tekst: Melissa Vianen